Finnås Sportsklubb nyttar skybasert arkivsystem med tilgangsstyring.
Alle dokument som kan vere av funksjon eller interesse for framtida skal lagrast i arkivsystemet, dette kan vere, men er ikkje begrensa til:
Møtereferat
Søknader
Arbeidslister
Unngå dobbeltlagring. Dokument som vert håndtert i andre system skal ikkje lagrast. Eksempel kan vere lønnsutbetalingar, sponsorkontraktar etc.
Dokument skal lagrast og arkiverast på ein strukturert måte slik at det er enkelt for nye tillitsvalgte i klubben å navigere seg fram til rett dokument.
Arkivsystemet er basert på Google Disk. For å sikre korrekt tilgangsstyring krevst det at kva enkelt med tilgang har ein personleg Googlekonto. Sjå vedlegg for korleis denne kan opprettast.
Det skal kun brukast personlege kontoar og ingen kontoar oppretta på ei @sportsklubben.no adresse skal ha tilgang. Unntatt frå dette er eigarkontoen som er registrert på post@sportsklubben.no og vert administrert av IKT Systemansvarleg.
For tilgang til Google Disk kan ein anten gå til https://drive.google.com/drive/ eller velge snarveien frå ei ny fane i Chrome nettlesaren.